Les mentions légales : ce qu’il ne faut pas oublier d’indiquer sur vos devis et factures

homme regardant des factures

Attention, ne pas fournir toutes les informations obligatoires sur vos devis et factures peut potentiellement coûter très cher : l’amende peut aller jusqu’à 15.000 € pour les devis, 375.000 € pour les factures.




Pour les prestations de service, les professionnels doivent fournir un devis détaillé à la demande du consommateur préalablement à l’exécution des travaux, à partir du moment ou le montant estimé est supérieur à 150 €. Il est cependant aussi possible de fournir un devis pour un montant inférieur à 150 € si le client le demande.

 

Pour les devis, en cas de non-respect, l’amande administrative peut aller jusqu’à 3.000 € pour une personne physique et 15.000€ pour une personne morale.

 

En ce qui concerne les factures, l’amande fiscale peut s’élever à 15€ par mention manquante ou inexacte (jusqu’à un total ne pouvant excéder le quart du montant total de la facture). De plus, une amende administrative de 75.000 € pour une personne physique et de 375.000 € pour une personne morale est également prévue. Elle peut être doublée en cas d’une nouvelle faute dans un délai de deux ans après la première sanction.

 

Les mentions obligatoires sur un devis

 

A partir du moment où le montant du devis est supérieur à 150 €, voici les éléments qui doivent absolument y figurer :

  • La date d’émission du devis ;
  • Le nom, la raison sociale et l’adresse de l’entreprise qui émet le document ;
  • Le statut et la forme juridique de l’entreprise ;
  • Le numéro de registre du commerce et des sociétés, ou le numéro de répertoire des métiers ;
  • Les assurances souscrites au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie ;
  • Le nom et l’adresse du client (adresse de livraison également si elle est différente) ;
  • L’adresse de réalisation des travaux ;
  • La nature des travaux ;
  • La date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation ;
  • Les conditions du service après-vente (garantie notamment) ;
  • Les conditions de règlement ;
  • La somme globale à payer HT et TTC, avec taux de TVA applicable ;
  • La durée de validité de l’offre ;
  • Le caractère gratuit ou payant du devis ;
  • Le décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque prestation et produit nécessaire à l’opération prévue (Dénomination, prix unitaire et désignation de l’unité à laquelle il s’applique - taux horaire de la main d’œuvre, mètre linéaire ou mètre carré… - et la quantité prévue) ;
  • Les frais de déplacement ;
  • La désignation et le prix unitaire des équipements, matériaux ou appareils éligibles aux aides ;
  • La mention manuscrite "bon pour accord" et être daté et signé de la main du client en cas d’accord.

 

Exemple d'en tête d'un devis

Dans cet exemple d'en tête de devis, on trouve les dates d'émission, de validité, de début et de fin de chantier prévus ainsi que les coordonnées complètes de l'entreprise et du client, sans oublier le numéro unique du devis, juste au dessus de la liste détaillée des travaux à réaliser . © Zoomabat - BIP Information Professionnelle

En bas de la facture, on trouve les différents totaux mais aussi les conditions de règlement, un espace pour les mentions manuscrites, la date et la signature, et enfin tout en bas le numérot de Siret, le code APE, les coordonnées de l'assurance et le RIB. © Zoomabat - BIP Information Professionnelle

 

 

Il est important que sur le devis, une durée de validité soit indiquée. Le professionnel ne s’engage donc pas à maintenir son offre pour une durée indéterminée mais laisse un délai à ses clients pour prendre une décision avant d’accepter son offre. Si le délai est dépassé et que le client souhaite procéder, il faudra rédiger un nouveau devis ou éditer un avenant au premier devis.

 

Le document doit être établi en deux exemplaires et comporter la mention manuscrite "devis reçu avant l’exécution des travaux". Si le client accepte les travaux, ce dernier devra dater et signer le devis lui aussi.

 

Les mentions obligatoires sur les factures

 

Les obligations à respecter pour l’établissement de factures sont similaires, mais se doivent d’être plus détaillées. De plus, la facture se doit d’être rédigée en langue française. Elle devra, elle aussi, être établie en deux exemplaires, l’original devant revenir au client.

 

Doivent obligatoirement y figurer :

  • La date d’émission ;
  • Le numéro unique de la facture, basé sur une séquence chronologique et continue, sans "trou". Une facture ne peut pas être supprimée ;
  • Le numéro du bon de commande s’il y a lieu ;
  • Le nom, la raison sociale et l’adresse de la société qui émet le document ;
  • Son statut, la forme juridique de l’entreprise (numéro Siren ou Siret, code NAF, raison sociale et capital social pour les sociétés, structure juridique, adresse) ;
  • Le numéro de registre du commerce et des sociétés ou le numéro de répertoire des métiers et département d’immatriculation ;
  • Les assurances souscrites au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie ;
  • Les adhérents à un membre de gestion agréé doivent obligatoirement mentionner : "Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé." ;
  • Les pénalités de retard en l’absence de paiement en pourcentage ;
  • La date ou délai de paiement, les taux de pénalité de retard et l’indemnité forfaitaire de 40€ (frais de recouvrement en cas de retard de paiement) pour les factures à des professionnels
  • La dénomination sociale (ou le nom pour un particulier) et l’adresse du client ;
  • L’adresse de réalisation des travaux ;
  • L’adresse de facturation si différente de celle du siège social ;
  • La nature des travaux ;
  • La date de la prestation (date de fin prévue) ;
  • Pour les factures dont le montant HT est supérieur à 150 € : le numéro individuel d’identification à la TVA (pour les professionnels qui en sont dispensés, obligation de mentionner : TVA non applicable, art. 293B du CGI) ;
  • La somme globale à payer HT et TTC, avec taux de TVA applicables, remises et autres rabais éventuels ;
  • Le décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque prestation et produit nécessaire à l’opération prévue ;
  • La désignation et le prix unitaire des équipement, matériaux ou appareils éligibles aux aides et les réductions de prix.

 

exemple de facture

Sur cet exemple de facture, numérotée en haut à droite après les adresses, le numéro du devis initial est mentionné en haut à gauche (après la date de fin de chantier). On trouve également en bas du document les totaux, la mention de l'acompte déjà réglé et la somme qu'il reste à payer. © Zoombat - BIP Information Professionnelle

 

Dans le cas d’un devis précisant le versement d’un ou de plusieurs acomptes, vous devrez adresser à votre client en plus de la facture finale une facture appelée "facture d’acompte" pour chaque acompte demandé. Elle se présente sous la forme d’une facture classique, avec pour seule mention la phrase "Acompte de X% sur le devis N°xxxx."

 

La facture finale sera notée comme prévu avec le total hors taxes, la TVA, le total TTC, mais deux lignes s’ajouteront : versement d’un acompte de X% (et son montant), enfin suivi du montant restant à payer après le versement de l’acompte.

 

Rédiger ses devis et factures de manière efficace

 

Si la présentation d’une facture ou d’un devis est assez libre, afin d’assurer une certaine crédibilité, il est nécessaire de soigner ces documents afin de les rendre les plus professionnels possibles. Un devis, notamment, permet au client de bien comprendre l’offre du professionnel. Lorsque le client signe un devis, ce dernier devient un contrat entre les deux parties, un document officiel et légal qui se doit d’être le plus détaillé et précis possible.

 

Le professionnel qui établit un devis ne devra pas négliger le temps de réflexion autour de la prestation demandée afin d’établir avec précision le coût de la prestation, qui doit tenir compte du temps d’exécution nécessaire, des coûts des fournitures et matériels nécessaires à sa réalisation.

 

C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de devis en ligne comporte de nombreux avantages. D’une part, un logiciel permettra de s’assurer qu’aucune mention obligatoire ne soit oubliée.

 

Mais de manière tout aussi importante, si le logiciel intègre une base de chiffrage tout corps d’état, les informations les plus cruciales du devis à savoir, la désignation précise des ouvrages ainsi que les informations tarifaires telles que le prix de la main d’œuvre et des fournitures nécessaires à la réalisation de chaque ouvrage seront obtenues rapidement en quelques clics.

 

Les captures d'écran utilisées ont été tirée du nouveau logiciel de devis factures Zoombat, en raison de la richesse de sa base de prix tout-corps-d'état, de la régularité de ses mises à jour et de son accès à un service d'aide au chiffrage efficace. Pour plus d'information sur ce logiciel, vous pouvez consulter le site Zoombat.com.

 

 



Source : batirama.com

L'auteur de cet article

photo auteur Emilie Wood
Journaliste, photographe, vidéaste, Emilie Wood travaille depuis 2010 pour la presse, qu’elle soit professionnelle dans les domaines du BTP et de l’agriculture, ou généraliste. Pour Batirama, elle écrit sur des sujets aussi variés que la conjoncture BTP, l’évolution de la réglementation, la rénovation énergétique, les réformes, les innovations, ou encore l’actualité de l’immobilier. Elle apprécie particulièrement réaliser des portraits d’entreprises et révéler les femmes et les hommes qui, chacun à leur manière, font une différence, qu’ils soient entrepreneurs ou collaborateurs d’entreprise.
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