Mentions légales : ce qu’il ne faut (surtout) pas oublier sur vos devis et factures

Attention, ne pas fournir toutes les informations obligatoires sur vos devis et factures peut vous coûter très cher ! Vous risquez jusqu'à 375 000 euros d'amendes (pour les factures) et 15 000 euros (pour les devis). Alors, comment éviter de passer à la caisse pour défaut de mémoire ? Suivez le guide.

C'est un fait : pour les prestations de service, les professionnels doivent fournir un devis détaillé à la demande du consommateur préalablement à l’exécution des travaux, et ce à partir du moment ou le montant estimé est supérieur à 150 euros. Toutefois, il demeure également possible de fournir un devis pour un montant inférieur à 150 euros, si le client le demande.

Des amendes salées en cas de non-respect

À défaut, pour les devis, en cas de non-respect, l’amende administrative peut aller jusqu’à 3 000 euros pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale.

En ce qui concerne les factures, l’amende fiscale peut s’élever à 15 euros par mention manquante ou inexacte, et grimper jusqu’à un total ne pouvant excéder le quart du montant total de la facture. De plus, une amende administrative de 75 000 euros pour une personne physique et de 375 000 € pour une personne morale est également prévue... Ladite amende peut être doublée en cas de nouvelle faute dans un délai de deux ans après la première sanction.

Quelles sont les mentions obligatoires devant figurer sur un devis ?

À partir du moment où le montant du devis est supérieur à 150 euros, voici les mentions devant absolument y figurer :

- La date d’émission du devis ;

- Le nom, la raison sociale et l’adresse de l’entreprise émettrice le document ;

- Le statut et la forme juridique de l’entreprise ;

- Le numéro de registre du commerce et des sociétés, ou le numéro de répertoire des métiers ;

- Les assurances souscrites au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie ;

- Le nom et l’adresse du client (et, si elle est différente, l'adresse de livraison) ;

- L’adresse de réalisation des travaux ;

- La nature des travaux, ainsi que leur date de début et leur durée estimée ;

- Les conditions du service après-vente (notamment la garantie) ;

- Les conditions de règlement ;

- La somme globale à payer HT et TTC, avec le taux de TVA applicable ;

- La durée de validité de l’offre ;

- Le caractère gratuit ou payant du devis ;

- Le décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque prestation et produit nécessaire à l’opération prévue (dénomination, prix unitaire et désignation de l’unité à laquelle il s’applique, taux horaire de la main d’œuvre, etc.) ;

- Les frais de déplacement ;

- La désignation et le prix unitaire des équipements, matériaux ou appareils éligibles aux aides ;

- La mention manuscrite "Bon pour accord", puis être daté et signé de la main du client (si accord).

Dans cet exemple d'en-tête de devis, on trouve les dates d'émission, de validité, de début et de fin de chantier prévues ainsi que les coordonnées complètes de l'entreprise et du client, sans oublier le numéro unique du devis, juste au-dessus de la liste détaillée des travaux à réaliser . © Zoombat - BIP Information Professionnelle

En bas de la facture, on trouve les différents totaux mais aussi les conditions de règlement, un espace pour les mentions manuscrites, la date et la signature et, enfin, tout en bas le numérot de Siret, le code APE, les coordonnées de l'assurance et le RIB. © Zoombat - BIP Information Professionnelle

À noter l'importance sur un devis d'une mention de durée de validité, spécifiant que le professionnel ne s’engage pas à maintenir son offre pour une durée indéterminée mais uniquement durant le temps de latence pendant lequel le client potentiel doit prendre une décision avant d’accepter l'offre. Si le délai est dépassé et que le client souhaite néanmois faire les travaux, il sera nécessaire de rédiger un nouveau devis ou encore d'éditer un avenant au premier devis.

Enfin, le document doit être établi en deux exemplaires et comporter la mention manuscrite "Devis reçu avant l’exécution des travaux". En cas d'acceptation des travaux par le client, ce dernier date et signe également le devis.

Quelles sont les mentions obligatoires devant figurer sur les factures ?

Les obligations à respecter pour l’établissement de factures sont similaires, mais se doivent d’être plus détaillées. Celle-ci est également établie en deux exemplaires, l’original devant revenir au client. Doivent donc obligatoirement y figurer :

- La date d’émission ;

- Le numéro unique de la facture, basé sur une séquence chronologique et continue, sans "trou", une facture ne pouvant pas être supprimée ;

- Le numéro du bon de commande s’il y a lieu ;

- Le nom, la raison sociale et l’adresse de la société émettrice du document ;

- Le statut, la forme juridique de l’entreprise (numéro Siren ou Siret, code NAF, raison sociale et capital social pour les sociétés, structure juridique, adresse) ;

- Le numéro de registre du commerce et des sociétés ou le numéro de répertoire des métiers et département d’immatriculation ;

- Les assurances souscrites au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie ;

- Les adhérents à un membre de gestion agréé doivent absoluement mentionner ceci : "Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé." ;

- Les pénalités de retard en l’absence de paiement en pourcentage ;

- La date ou délai de paiement, les taux de pénalité de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 euros (pour les frais de recouvrement, en cas de retard de paiement) pour les factures éditées à des professionnels ;

- La dénomination sociale (ou le nom pour un particulier) et l’adresse du client ;

- L’adresse de réalisation des travaux comme de facturation (si différente de celle du siège social) ;

- La nature des travaux ;

- La date de la prestation (ainsi que la date de fin prévue) ;

- Pour les factures dont le montant HT est supérieur à 150 euros, le numéro individuel d’identification à la TVA (pour les professionnels qui en sont dispensés, il est fait obligation de le mentionner : TVA non applicable, art. 293B du CGI) ;

- La somme globale à payer HT et TTC, avec taux de TVA applicables, remises et autres rabais éventuels ;

- Le décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque prestation et produit nécessaire à l’opération prévue ;

- La désignation et le prix unitaire des équipements, matériaux ou appareils éligibles aux aides et les réductions de prix.

Sur cet exemple de facture, numérotée en haut à droite après les adresses, le numéro du devis initial est mentionné en haut à gauche (après la date de fin de chantier). On trouve également en bas du document les totaux, la mention de l'acompte déjà réglé et la somme qu'il reste à payer. © Zoombat - BIP Information Professionnelle

Dans le cas d’un devis précisant le versement d’un ou de plusieurs acomptes, vous devrez adresser à votre client, en sus de la facture finale, une facture appelée "facture d’acompte" pour chaque acompte demandé. Elle se présente sous la forme d’une facture classique, avec pour seule mention la phrase "Acompte de x % sur le devis N°xxxx."

La facture finale sera notée comme prévu avec le total HT, la TVA, le total TTC, mais deux lignes s’ajouteront avec les précisions suivantes : le versement d’un acompte de x % (et son montant), et le montant restant à payer après le versement de l’acompte.

Optimisez la rédaction de vos devis et factures

Si la présentation d’une facture ou d’un devis est assez libre, et afin d’assurer une certaine crédibilité, il demeure toutefois nécessaire de soigner ces documents afin de les rendre lisibles et professionnels. Un devis, notamment, permet au client de bien comprendre l’offre du professionnel. Lorsque le client signe un devis, ce dernier devient un contrat entre les deux parties, un document officiel et légal qui se doit d’être le plus détaillé et précis possible.

Le professionnel qui établit un devis ne devra pas négliger le temps de réflexion, comme de rédaction, autour de la prestation demandée, et ce afin d’établir avec précision le coût de la prestation, qui doit tenir compte du temps d’exécution nécessaire, ainsi que des coûts des fournitures et matériels nécessaires à sa réalisation.

Une pléthore d'actions qui demeurent chronophages.

Toutes ces raisons font que l’utilisation d'un logiciel de devis en ligne comporte un large spectre d'avantages.

D’une part, et c'est primordial, un logiciel de devis en ligne permet de se libérer comme de se délivrer de toutes les tâches chronophages afin de se consacrer pleinement à son corps de métier (ou autre), mais il s’assure également qu’aucune mention obligatoire ne soit oubliée. En sus, si le logiciel intègre une riche base de chiffrage tout corps d’état, ainsi qu'une mise à jour régulière, les informations les plus cruciales du devis (à savoir, la désignation précise des ouvrages ainsi que les informations tarifaires telles que le prix de la main d’œuvre et des fournitures nécessaires à la réalisation de chaque ouvrage) sont obtenues aisément et presque de façon ludique en quelques clics.

Zoombat, le logiciel de devis en ligne qui permet de se libérer comme de se délivrer de toutes les tâches chronophages. © Freepik

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